Upphandling som utvecklar relationer och produkter och ger kunskap

Under det senaste året har Alain Grenard och Linnea Olsson från Måltidsverksamheten samt upphandlingskonsult Jeanette Karlsson i Karlstads kommun utvecklat ett nytt sätt att upphandla livsmedel från lokala producenter som de kallar Nära mat.

Målet med upphandlingen är att kunna köpa in livsmedel med historia och pedagogiskt värde genom att skapa förutsättningar för dialog, produktutveckling och goda affärer med lokala producenter.

– Genom dialog med producenterna kan vi få råvaror av fantastisk kvalitet som passar våra verksamheter, säger Alain Grenard, kostchef i Karlstad kommun.

Det som är nytt är att man dels upphandlat en samordnartjänst (till ett uppskattat värde av fyra miljoner kronor), med ansvar för att ta hem de lokala råvarorna till sitt lager, kundpacka ordrarna och därefter köra dem till kommunens samordnade varudistributionscentral. Dels har livsmedelsproducenter fått lägga anbud inte bara på produkter utan även på en pedagogisk tjänst, som att exempelvis kunna ta emot studiebesök, genomföra workshops för kockar i kommunens verksamheter eller att samarbeta kring produktutveckling. De produkter som man upphandlat är:

• Skalad potatis och rotfrukter
• Tvättade säsongsgrönsaker och rotfrukter
• Spannmål
• Mejeri (mjölk, filmjölk och grädde)
• Chark/korv
• Sylt/marmelad
• Färskt kött (nöt, fläsk, vilt och lamm)
• Ägg
• Rapsolja
• Svamp
• Ost

Det var möjligt att lämna anbud på en, flera eller samtliga efterfrågade varor. Det är erfarenheter från arbetet med boken Nära mat som lett fram till initiativet. I det arbetet träffades kockar och lokala producenter och utbytte kunskap och erfarenheter. Enligt Alain Grenard har just de personliga mötena varit oerhört värdefulla. När kockarna hade varit på studiebesök hos producenterna och fått en personlig kontakt förändrades deras relation till varandra och till produkterna. Produkterna blev helt plötsligt mer värdefulla och de hanterades med större respekt.

– Vi har också sett att våra samarbeten har lett till att lokala producenter som varit på väg att sluta med sin produktion har valt att fortsätta efter att vi ingått samarbeten där producenten kunnat utveckla sitt sortiment utifrån kommunens behov, berättar Alain. Och det är mer av dessa typer av samarbeten som kommunen ser fram emot att kunna utveckla med utgångspunkt i upphandlingen Nära mat.

– Att lämna ett anbud kan upplevas som jobbigt och komplicerat. Därför erbjöd vi en upphandlingsskola, ett tillfälle då intresserade producenter kunde få svar på frågor de hade kring själva upphandlingsprocessen och formulären, säger Alain. Frågorna och svaren publicerades på kommunens webbplats så att även de som inte kunde närvara kunde ta del av informationen.

Hur definierade man då Nära mat i upphandlingen? Ett av kraven i upphandlingen var möjligheten att kunna åka på studiebesök hos producenten, och därför får verksamheten inte ligga längre än två timmars resa från Karlstad.

– Vi behöver kunna genomföra studiebesöket under en arbetsdag, och då är en restid på två timmar enkel väg vad vi kan klara av, för att också hinna med ett studiebesök med värde i, berättar Linnea Olsson.

– Nu behöver vi arbeta med att de köksansvariga som beställer varor får kännedom om vilka varor som finns i utbudet, berättar Jeanette Karlsson. Ett första steg har varit att anordna en minimässa med kökschefer och de producenter som man har avtal med. Den 1 mars öppnades portalen och köken kunde börja handla.