Upphandlingsunderlag, Malmö stad

Nedan är utdrag från förfrågningsunderlaget fiskupphandling Malmö stad.

1.1.4 Översiktlig beskrivning av uppdraget

Uppdraget avser leverans av färsk fisk till Malmö stad. Avtal kommer att tecknas för hela Malmö stad och samtliga förvaltningar inom Malmö stad kommer att kunna avropa på avtalet och samtliga delar i upphandlingen.

Inköpsvolymerna i Bilaga - Utvärdering är endast uppskattade värden för avtalets omfattning och i dagsläget levererar nuvarande leverantör med varierande regelbundenhet färsk fisk till ca 130 st leveransadresser inom Malmö stad. I genomsnitt är det leveranser till 15 st enheter/dag. Se Bilaga - Leveransställen och volymer 2019.

Under avtalstiden kan förändringar komma att ske utifrån politiska beslut, verksamhetsförändringar eller andra faktorer som kan påverka behov, antal leveransställen och volymer. Avropade enheter inom Malmö stad arbetar utifrån bestämda budgetar och priset på erbjudna produkter kan därmed påverka inköpsvolymerna.

Det finns angränsande ramavtal för livsmedel och ett visst parallellt sortiment kan förekomma inom de varugrupper som upphandlingen omfattar.

Malmö stad har för avsikt att under avtalsperioden servera en mindre mängd färsk fisk med lokal förankring anpassade efter tillgång/säsong. Detta kan komma att ske som direktupphandling av begränsade volymer direkt av producent/fiskare i närområdet.

Uppdragets omfattning i detalj framgår av förfrågningsunderlaget i dess helhet, se bland annat under rubriken ”Förfrågningsunderlag”.

Upphandlingen är uppdelad i tre (3) delar, Bassortiment, Restaurangsortiment samt Landodlad fisk .

Leverantörer kan lämna anbud på en (1) eller flera delar och leverantörer kan tilldelas ramavtal avseende en (1) eller alla tre (3) delarna.

Beställaren avser att teckna ramavtal med upp till två (2) leverantörer per del. Om det inte föreligger tillräckligt många anbud som uppfyller kraven enligt detta förfrågningsunderlag kommer ramavtal att tecknas med färre antal leverantörer.

Ramavtal kommer att tecknas med de två (2) leverantörerna, för respektive del, som lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden.

För Del 1 Bassortiment och Del 2 Restaurangsortiment kommer avrop från ramavtalet att ske genom ett dynamiskt inköpssystem. De avtalade leverantörerna kommer att skicka in sina prislistor varje vecka till beställarens E-handelssystem och beställande enheter köper från den leverantör som har det lägsta priset för respektive avrop. För Del 3 Landodlad fisk gäller rangordning där den leverantören som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet blir rangordnad nummer 1.

För information om avtalstid, se under rubriken ”Avtalstid”.

Enligt beställarens bedömning föreligger under avtalstiden ett behov av färsk fisk som uppgår till ca 2,6 M SEK.

Beställaren garanterar ingen volym och det noteras särskilt att större projekt kan komma att upphandlas separat.

Ramavtalets takvolym uppgår till 3 M SEK.

6.14.1 Ersättning

Följande gäller Del 1 och Del 2

Ersättning utgår med pris per kg enligt leverantörens för varje vecka inskickade prislista.

Angivna priser i prislistan inkluderar, alla med uppdraget förenade kostnader och utlägg såsom, men inte uteslutande, kostnader och utlägg för resor, kost, logi, traktamente, skatter, försäkringar, avtalsadministrationsavgift (AAA), kostnad för leverans m.m. Vid beställning veckan innan leverans är det priset vid beställningstillfället som gäller.

Inskickade prislistor ska motsvara Leverantörens inköpspris + angivet påslaget enligt anbud som är XX %.

Beställaren har rätt att under hela avtalstiden begära ut fakturor från leverantörens underleverantörer för att kunna kontrollera priser.

Ersättningen anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

Följande gäller Del 3

Lämnade anbudspriser är fasta under minst 12 månader räknat från avtalsstart. Angivna priser i prislistan inkluderar, alla med uppdraget förenade kostnader och utlägg såsom, men inte uteslutande, kostnader och utlägg för resor, kost, logi, traktamente, skatter, försäkringar,

avtalsadministrationsavgift (AAA), kostnad för leverans m.m.

Ersättningen anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

6.14.2 Prisjustering

Följande gäller Del 1 och Del 2

Leverantören ska varje torsdag skicka in ny prislista för de priser som ska gälla för kommande vecka. Detta ska om möjligt ske som en elektronisk fil (t ex Pricat). Om leverantören inte kan tillhandahålla fullständig E-handel från avtalsstart ska leverantören skicka in en prislista i Excel format utformat enligt beställarens önskemål. Listan ska innehålla samtliga avtalade artiklar för Färsk fisk.Prisjusteringen börjar först gälla när filen är mottagen och godkänd av Malmö stad.

Följande gäller Del 3

Priserna ska vara fasta i svenska kronor under minst 12 månader räknat från avtalsstart.

Vardera part, får begära prisjustering om prisutvecklingen avsevärt förändrats och detta vederbörligen verifieras. För prisjustering förutsätts att framställan om detta görs skriftligen en (1) månad före periodens början. Eventuell prisjustering sker i enlighet med

prisutvecklingen. Det åligger Leverantören att visa att grund för att prishöjning föreligger.

Överenskommen prisjustering ska gälla minst under 12 månader från det att prisjusteringen träder i kraft eller till dess avtalstiden upphör. Om överenskommelse om prisjustering inte träffas, äger Beställaren rätt att säga upp Avtalet till upphörande tre (3) månader efter begärd prisjustering. Fram till denna tidpunkt gäller oförändrat pris.